Komunikacja to podstawa porozumienia. Bez niej nie może być mowy o zdrowo działającym przedsiębiorstwie. To coś więcej niż tylko wymiana informacji. Komunikować się trzeba wewnątrz firmy oraz na zewnątrz – z klientami i dostawcami. Jest niezbędna do tworzenia sprawnie funkcjonujących systemów. Z tego powodu jest niezwykle ważne, by prawidłowo ją realizować. Jak? To zadanie dla specjalistów z Harvard Business Review, którzy swoją wiedzą dzielą się na łamach książki z serii II 10 Idei – „O skutecznej komunikacji”.
Magazyn dla fachowców
Magazyn Harvard Business Review skierowany jest do profesjonalistów. To czasopismo jest idealne dla przedsiębiorców, którzy chcą nie tylko wiedzieć więcej, ale też korzystać z naukowej wiedzy w zarządzaniu swoją firmą lub zespołem. Seria 10 Idei to sześć książek, w których zebrano po 10 najlepszych artykułów dotyczących konkretnego zagadnienia – zespołów, efektywnej współpracy, strategiach marketingowych, innowacjach, skutecznej komunikacji oraz o podejmowaniu decyzji. Autorzy to osoby wyspecjalizowane w danej dziedzinie. Są znane w środowisku i wzbudzają w nim ogromny szacunek. Muszą wykazać się sporą wiedzą i doświadczeniem, by ich opracowania ukazały się w tak prestiżowym magazynie.
Sztuka perswazji
Komunikacja nie opiera się wyłącznie na przekazywaniu informacji. To również perswazja, czyli trudna sztuka przekonywania innych ludzi do własnego zdania. Dlaczego jest ona aż tak ważna? Zdarza się, że masz świetną propozycję i argumenty na poparcie jej, a mimo to zostaje ona odrzucona. Jak to? Przecież była doskonała! Według Williamsa i Millera, odpowiedzialne za taki stan rzeczy jest niedopasowanie propozycji do stylu podejmowania decyzji Twojego szefa lub klienta. Przeprowadzono badania, które udowodniły, że każdy menadżer działa według własnego domyślnego stylu. Umacnia się on wraz z odnoszonymi sukcesami lub jest edytowany wraz z przegranymi. Jest pięć głównych stylów podejmowania decyzji:
– Charyzmatycy – menadżerowie są ciekawi nowych pomysłów, ale decyzje podejmują tylko posiadając pełne informacje;
– Myśliciele – nie lubią ryzyka, musi mieć maksymalnie dużo danych;
– Sceptycy – są bardzo podejrzliwi wobec argumentów, które nie odpowiadają ich teorii. Sugerują się własną intuicją;
– Naśladowcy – najlepiej docierają do nich przykłady oraz odniesienia do doświadczeń;
– Kontrolerzy – interesują ich tylko suche fakty.
Żeby prezentacja dotycząca Twojej propozycji była skuteczna, powinna uwzględnić wszystkie te style oraz różnice pomiędzy nimi. Autorzy artykułu podpowiadają jak najlepiej wykorzystać te drobne odmienności i jak osiągać najlepsze wyniki dzięki opartej na nich perswazji.
Milczeć, czy nie?
Wiele osób uważa, że przemilczenie różnic w opiniach to dobry pomysł. Ludzie mają tendencję do przemilczeń. Większość z nas została wychowana tak, by uważała wyrażanie własnej opinii za coś niegrzecznego. Jest też ryzyko kompromitacji. Wszystko w myśl powiedzenia – lepiej milczeć i uchodzić za głupca, niż odezwać się i rozwiać wątpliwości. W ten sposób nie dąży się do konfliktu, lecz zdusza się go już w zarodku. Jednak, według autorek kolejnego artykułu – Perlow i Williams, milczenie wcale nie łagodzi nieporozumień. Nie podnosi wydajności pracy. Zachowanie milczenia w ważnych sprawach może skutkować tym, że dana osoba będzie odczuwała gniew, rozgoryczenie i silny niepokój. Tłumione uczucia rosną w siłę. Stają się coraz mocniejsze. Ostatecznie, może dojść do ich wybuchu i tym samym eskalacji sporu. Może też pojawić się wstyd, który prowadzi do dalszego milczenia. Pojawia się rezerwa, nieufność… Nakręca się spirala milczenia, a to droga to odłączenia się psychicznego. Prostym zabiegiem, który pozwala uniknąć takiej sytuacji, jest wprowadzenie przez menadżera atmosfery, w której różne opinie są pożądane. Pracownicy powinni wiedzieć, że ich zdanie jest ważne, nawet jeśli na pierwszy rzut oka wydaje się śmieszne. Szacunek dla innych i dobre maniery to klucz do sukcesu w komunikacji.
Stres w rozmowie
Wszyscy przedsiębiorcy muszą od czasu do czasu przeprowadzać trudne, stresujące rozmowy. Zwolnienie pracownika, jego degradacja, udzielenie nagany lub konstruktywnego feedbacku – to wszystko sytuacje, które często mają miejsce w prawdziwym życiu. Koniecznie trzeba wiedzieć jak opanować stres, by rozmowy te wyglądały profesjonalnie i przebiegały zgodnie z planem. Takie rozmowy niosą ze sobą ogromny ładunek emocjonalny. Istnieją trzy zasadnicze typy stresujących rozmów, jednak zasady zachowania są niezmienne. Należy podchodzić do nich z możliwie dużą samoświadomością. Chodzi o to, by poznać siebie i własne zachowania w sytuacjach stresowych. To pierwszy krok do tego, by przewidzieć własne reakcje. Trudne rozmowy warto sobie przećwiczyć w samotności. To szansa na wypracowanie odpowiedniego stylu rozmowy. Najlepiej, jest opracować własną, unikalną taktykę na trudne konwersacje. Skrępowanie, zakłopotanie, strach, wstyd – to uczucia, które zazwyczaj towarzyszą takim rozmowom. Czy to dobrze? Nie za bardzo. Czy można ich uniknąć? Poniekąd. W niektórych wypadkach można po prostu przemilczeć i zrezygnować z przeprowadzania rozmowy. Jednak trzeba pamiętać, że może to jedynie pogorszyć sytuację. Artykuł Holly Weeks to doskonała instrukcja jak zmienić własne postrzeganie trudnych rozmów i jak sprawić, by nie były już stresujące.
Wiedza dla fachowców
Książka „O skutecznej komunikacji” zawiera aż dziesięć artykułów. Większość z nich dotyczy perswazji. Pozostałe tłumaczą jak radzić sobie w stresujących sytuacjach oraz jak zachować autentyczność. Autorzy, pokazują też to, jak należy prawidłowo opowiadać, tak by zainteresować słuchaczy. Komunikacja ma ogromne znaczenie dla działalności firmy. To od niej zależy, jak podejmowane są decyzje. Oczywiście, nieodłącznym elementem komunikacji jest perswazja. To coś, co powinien opanować każdy przedsiębiorca. Dzięki tej sztuce można lepiej trafiać do klientów i przełożonych. To z kolei, ma swoje odzwierciedlenie w osiąganych wynikach. Z tego właśnie powodu, opłaca się czytać HBR i poznać tajemną wiedzę znaną najlepszym w swoim fachu.